Polycom SoundPoint IP 331 Handleiding

1. Installatie Controleer of volgende onderdelen in de doos zitten Inhoud verpakking SoundPoint IP321 en IP331 · Netsnoer · Voeding (24Volt, 500mA) · Ethernet kabel (straight) · Telefoonhoorn · Krulsnoer telefoonhoorn · Basis IP330 telefoon · Grondplaat (voet) · Quickstart kaart · Polycom PUG registratiekaart Doorloop onderstaande stappen voor het aansluiten van uw toe- stel. Aansluiten van het toestel: • Plaats het krulsnoer tussen de hoorn en de handsetpoort op het toestel. • Verbind de meegeleverde netwerkkabel tussen het toestel op de LAN poort en de netwerk poort bij de werkplek of de internet router.

• Optioneel; wanneer u een headset heeft aangeschaft kan deze onder de headset poort onder het toestel worden aangesloten • Plaats als laatst de stekker van de meegeleverde voeding in het toestel en vervolgens in het stopcontact Specifiek voor de IP 331: • Wanneer u een computer heeft, is het mogelijk deze op de pc-poort van het toestel te plaatsen zodat u op de werkplek maar 1 netwerkaansluiting nodig heeft voor zowel het toestel als de computer. Aeelding: IP 331 Aeelding: IP 321 3

2. Gebruik van uw toestel Soft-toetsen Het scherm toont voor deze toetsen een korte beschrijving van de functie Display controle toetsen Gebruik deze pijltoetsen om te scrollen door de display informatie Toetsenbord De twaalf toetsen zorgen voor de 10 nummers en de speciale karakters voor bijzondere toepassingen Microfoon aan/uit 4 Microfoon uit indicator Lijntoets Gebruik deze toetsen voor twee lijnen of ééntoets voor één lijn en één toets voor toe te wijzen verkortkiezen Wachtstand Om het gesprek tijdelijk in de wachtstand te zetten Hoofdtelefoon / Headset Handsfree - speaker

Bellen Bij gebruik van de hoorn: · Neem de hoorn van het toestel en toets het nummer in of voer eerst het nummer in en neem daarna de hoorn van het toestel. · Tijdens het gesprek is het mogelijk om te schakelen van hoorn naar headset, dit kan door op de toets drukken te Bij gebruik van de optionele headset: · Wanneer de headset met het toestel verbonden is, druk op: de lijntoets of de soft- toets ‘Nieuw gesprek’.· Druk op de toets met het volgende teken · Toets het gewenste telefoonnummer in. Oproepen beantwoorden Bij gebruik van de hoorn: · Pak de hoorn van het toestel Bij gebruik van de handsfree functie: · Druk op de toets , lijntoets of de soft- toets ‘Opnemen.’Bij gebruik van de optionele headset: · Druk op de toets Oproepen kunnen worden genegeerd door op de soft- Stil toets ‘ ’ tedrukken wanneer het toestel over gaat.

Het beëindigen van een gesprek: Bij gebruik van de hoorn: · Plaats de hoorn terug op het toestel of druk op de soft- EindeGesprek toets ‘ ’.Bij gebruik van de optionele headset: · Druk op de toets of druk op de soft- EindeGesprek toets ‘ ’. Microfoon uitschakelen Druk tijdens het gesprek op de toets om de microfoon uit te schakelen. Uw gesprekspartner kan u niet horen, maar u hoort de gesprekspartner nog wel. Gesprek in de wachtstand zetten · Druk tijdens het gesprek op de toets om het gesprek in de wachtstand te zetten. · Wanneer een gesprek in de wachtstand staat, is deze op te halen door opnieuw op de toets te drukken. 5

Driegesprek Het opzetten van een driegesprek kan op 2 manieren: · Bel de eerste partij. · Druk op de soft- Vergaderen etten van het 2 gesprek (het toets ‘ .’ voor het opz de actieve gesprek wordt in de wachtstand gezet). · Bel de tweede partij. · Wanneer de tweede partij opneemt, druk dan nogmaals op de soft-toets ‘ .’ om de gesprekken samen te voegen.Vergaderen De 2 manier; de· Wanneer u twee gesprekken (één in de wachtstand) heeft kunt u een drie- gesprek ook opzetten door op de toets te drukken en daarna op de soft-toets ‘ ’ te drukken.Samenvoegen · Wanneer een driegesprek is opgezet, druk dan op de soft- plitsen toets ‘S ’ enhet gesprek wordt in 2 gesprekken gesplitst en beiden in de wachtstand gezet. · Wanneer tijdens een driegesprek op de toets . gedrukt wordt, worden beide partijen in de wachtstand gezet.

Een gesprek doorverbinden · Druk tijdens het gesprek op de soft- toets ‘Doorvrb.’Het actieve gesprek wordt in de wachtstand gezet. · Toets het nummer van de partij in met wie u wilt doorverbinden. · Druk op de soft- toets ‘Blind’ om zonder aankondiging door te verbindennaar iemand anders. · Als u met aankondiging wilt doorverbinden wacht u tot u de 2 partij aan de lijn de hebt, drukt u nogmaals op de soft- toets ‘Doorvrb.’· Het onderbreken van een doorverbinding kan altijd door op de soft-toets ‘ ’ te drukken.Annuleren Nummer herhalen (redial) Druk op de toets . om de laatst gekozen nummers te herhalen. Niet storen instellen · Druk op de toets Niet storen en selecteer ‘Kenmerken’ gevolgd door ‘ ’ ombinnenkomende gesprekken door te sturen naar uw VoiceMail; wanne eru geen VoiceMail heeft, hoort de beller een ingesprektoon. · Druk op de toets om terug te keren naar het hoofdscherm.

Gesprekkenlijst Druk op de toets , selecteer vervolgens de optie ‘Kenmerken’ gevolgddoor ‘ lijsten’. Hier wordt alle informatie over de gesprekkenGesprekken weergegeven. Voicemail U kunt voicemail-berichten als volgt beluisteren: · Druk op de toets en selecteer de optie ‘Kenmerken’ gevolgd door‘Berichten’ daarna ‘Berichtencentrum’ . · Volg de instructies op en beluister de voicemail-berichten. Telefoonboek Om een contactpersoon toe te voegen aan het lokale telefoonboek; · Druk op de toets selecteer de optie ‘Kenmerken’ gevolgd door‘Contactpersonen’. · Druk op de toets daarna op de soft- Nieuw toets ‘ ’ om een contactpersoontoe te voegen. · Druk op de toets · Voer de voor- of achternaam in t behulp van de toetsen. en / me· Druk op de soft- toets ‘ok’ om de gemaakte instellingen op te slaan.· Druk op de toets · Bij de vraag Lijst opslaan?

druk op de soft- toets ‘Ja’ om de aanpassingen tebevestigen. · Druk op de toets om terug te keren naar het hoofdscherm. Contactpersonen aanpassen · Druk op de toets door soft-toets selecteer ‘Kenmerken’ gevolgd ‘Contactpersonen’. · Zoek de gewenste contactpersoon om aan te passen. · Druk op de toets daarna op de soft- oon toets ‘Bewerken’ om een contactpers aan te passen, Pas het nodige aan. · Druk op de toets · Bij de vraag Lijst opslaan? druk op de soft- op te slaan toets ‘Ja’ om de aanpassingen · Druk op de toets om terug te keren naar het hoofdscherm. 7

Volume aanpassen Wanneer er geen gesprek gevoerd wordt dienen de toetsen om het beltoon volume aan te passen. Druk tijdens een gesprek op de toetsen om het volume van de hoorn, headset of speaker aan te passen. Beltoon (ringtone) Het is mogelijk om uit verschillende beltonen te kiezen. · Druk op toets en selecteer ‘Instellingen’ gevolgd door ‘Basis’ en ‘Beltonen’.· Gebruik de pijltoetsen om de gewenste beltoon te selecteren. · Druk op de soft- toets ‘Afspelen’ om de beltoon te beluisteren.· Druk op de soft- toets ‘Selecteren’ om van beltoon te wisselen.· Druk op de toets om terug te keren naar het hoofdscherm. Headset gebruiken Maakt u gebruik van een headset dan het mogelijk alle isinkomende gesprekken hiermee direct aan te nemen. · Druk op de toets en selecteer ‘Instellingen’ gevolgd door ‘Basis’ en‘Voorkeuren’. · Gebruik de pijltoetsen en selecteer ‘Headset’.

· Gebruik de pijltoetsen en selectee Headset- Ingeschakeld r ‘ instellingen’ en ‘ ’met de toets · Om deze functie uit te schakelen herhaal bovenstaande stappen nogmaals en selecteer Uitgeschakeld ‘ ’ Display contrast instellen Stel het display contrast in naar eigen keuze; · Druk op de toets gevolgd door ‘Instellingen’, ‘Basis’ en ‘Contrast’.· Druk op de soft-toets mlaag om het contrast bij te stellen. ‘Omhoog’, ‘O ’· Druk op de soft- Opslaan om de instellingen te accepteren. toets ‘ ’· Druk op de toets om terug te keren naar het hoofdscherm. 8

Toestel herstarten Soms moet het toestel herstart worden voor software updates of het ophalen van configuraties, etc. Er zijn 3 mogelijkheden: 1)Druk gelijktijdig de toetsen ‘2,4,5,6’, en hou deze een paar seconden ingedrukt. 2)Druk op de toets , Instellingen, Basis, Telefoon opnieuw starten, druk op de soft- toets ‘Ja’3)Spanning uit en aan doen. Het toestel zal herstarten en na het laden van de diverse bestanden weer gebruiksklaar zijn. 3. Problemen oplossen Geen Kiestoon. · Controleer of de spanning correct is aangesloten. · Controleer of het toestel scherm oplicht. · Controleer of de Ethernet-kabel correct op het toestel is aangesloten in de daarvoor bestemde poort op de achterzijde van het toestel. (Verwijder eventueel deze kabel en sluit hem nogmaals aan.).

· Indien u gebruikmaakt van een stroom over Ethernet-voeding dient u er zeker van te zijn dat u ook een stroom over Ethernet-switch gebruikt. Raadpleeg zonodig uw systeembeheerde r.· Controleer of de kiestoon beschikbaar is op de speaker functionaliteit van uw telefoon. Indien dit het geval is neem dan de aansluitprocedure van de hoornkabels nogmaals door. · Indien u gebruikmaakt van een optioneel verkrijgbare headset controleer dan nogmaals alle kabelaansluitingen. Geen scherminhoud, foutieve scherminhoud of slecht afleesbaar scherm. · Controleer of de stroomtoevoer correct is aangesloten. · Probeer het contrast van het scherm aan te passen. · Herstart uw telefoon om terug te keren naar de basis instellingen. · Controleer of u met het toestel of naar het toestel toe kunt bellen. · Controleer of het scherm oplicht bij een inkomende oproep.

· Neem de hoorn van de haak, als u een kiestoon hoort kunt u een nummer kiezen, controleer tijdens deze handelingen of u veranderingen ziet op het scherm. 9

Telefoon rinkelt niet. · Controleer het inkomende belsignaal en het daarbij behorende volume. · Pas het belvolume aan door te drukken op de plus (+) of min (-) van de volumetoetsen te drukken. · Controleer of het type belsignaal niet geselecteerd staat op ‘Silent Ring’. · Probeer het nogmaals Geen geluid op de optioneel verkrijgbaar aangesloten headset. · Controleer of de headset correct is aangesloten op de aan de zijkant van het toestel gemarkeerde headset aansluiting. · Indien u gebruikmaakt van een optionele headset versterker, dient u te controleren dat deze aan staat en het volumeniveau correct staat ingesteld. Op het scherm leest u dat het netwerk niet beschikbaar is. · Controleer of de Ethernetkabel correct aangesloten is op de telefoon en aan de modem/switch/router zijde. · Druk op de menutoets en kies daarna voor de opties status, netwerk en ethernet.

Met behulp van de toets kunt u dit in het menu controleren · Herstart uw telefoon zodat deze automatisch probeert de netwerkverbinding opnieuw op te zetten. 10