Oki B4520 Handleiding

GEFELICITEERDU hebt zojuist een communicatieapparaat van de nieuwste generatie van het merk OKI aangeschaft en wij feliciteren u met uw keus. Met dit multifunctionele apparaat kunt u faxen, printen en scannen; bovendien kunt u het gebruiken voor communicatie via internet.

Dit apparaat voldoet aan al uw bedrijfseisen.In deze gebruikershandleiding worden de volgende modellen beschreven:Dit multifunctionele apparaat combineert krachtige functies, gebruikersvriendelijkheid en eenvoud dankzij de praktische interface, de mogelijkheid van multi-tasking en de direct toegankelijke lijst van contactpersonen.Met dit apparaat kunt u, afhankelijk van het model: • faxen naar e-mailontvangers sturen dankzij de functie 'F@x to E-mail', • e-mail versturen en ontvangen, • SMS-berichten versturen.Afhankelijk van het model, kunt u ook PCL® 6- en SGScript 3-formaat afdrukken (emulatie van Postscript® Level 3).Wij adviseren u enige tijd uit te trekken om deze handleiding te lezen, zodat u de talloze functies van dit apparaat optimaal kunt gebruiken.Lijst van accessoires1De volgende extra accessoires zijn leverbaar voor het B4520 / B4540 MFP-assortiment: • Papierlade voor 500 vellen.

* Knippert : Document(en) in het geheugen of er wordt nu een document ontvangen * Uit : Ontvangen niet mogelijk. 18. Numeriek toetsenblok. 19. Alfanumeriek toetsenbord. 20. Toets Í : Wist het teken links van de cursor. 21. Toets : Invoeren of nieuwe regel openen. 22. Toets : Speciale tekens oproepen 23. Toets : Shift. 24. Toets : Fax versturen. 25. Toets OK: Selectie op display bevestigen. 26. Toets : Toegang tot menu en door menu'somlaag lopen. 27. Toets C: Teruggaan naar vorig menu en invoercorrigeren. 28. Toets : Door menu's omhoog bladeren. 29. Toets : Beëindigt de huidige actie. 30. Toets : Toegang tot telefoonlijst en snelkiesnummers. 31. Toets Handmatige lijnverbinding, ter controlemeeluisteren bij verzenden 32. Toets : Rondsturen (fax, e-mail of SMS). 33.

1-1InhoudINHOUD 1 INSTALLATIE 1-1 Het apparaat installeren 1-1 Installatievereisten 1-1 Voorzorgsmaatregelen voor gebruik 1-2 De doos uitpakken 1-4 De extra papierlade uitpakken (optie) 1-5De duplex-eenheid (voor dubbelzijdig printen) uitpakken (afhankelijk van model of optie) 1-6 Beschrijving 1-7 De verwijderbare onderdelen installeren 1-8 De invoerklep voor documenten installeren 1-8 De uitvoerklep installeren 1-9 De papierlade installeren 1-10 Papier laden 1-11 De uitvoerklep voor originele documenten instellen 1-13 Handmatig papier laden 1-13 De extra papierlade installeren (optie) 1-15De Duplex-eenheid installeren (afhankelijk van model of optie) 1-16 Aansluitingen 1-19 Telefoon- en LAN-aansluiting 1-20 Netsnoer aansluiten en apparaat inschakelen 1-20 2 VERKORTE HANDLEIDING 2-1 Navigatiemethodes 2-1 Basisprincipe 2-1 Het navigatiesysteem 2-1 De menu's gebruiken 2-2 Het display.

3-23 4 TELEFOONBOEK 4-1 Contactpersonen aanmaken 4-2 Een contactpersoon toevoegen 4-2 Lijsten van contactpersonen aanmaken 4-3 Een lijst toevoegen 4-4 Een nummer toevoegen aan of verwijderen uit de lijst 4-5 Een lijst of de gegevens van een contactpersoon inzien 4-5 Een contactpersoon of een lijst aanpassen 4-6 Een lijst of de gegevens van een contactpersoon wissen 4-6 Het telefoonboek afdrukken 4-6 Een telefoonboek importeren 4-7 De bestandsstructuur 4-7 Procedure 4-8 Een telefoonboek exporteren 4-9

1-3Inhoud 5 BEDIENING 5-1 Verzenden 5-1 Documenten plaatsen 5-1 Vanuit de vlakbedscanner 5-2 Resolutie/contrast kiezen 5-2 Resolutie 5-2 Contrast 5-3 Telefoonnummer kiezen 5-3 Vanuit het telefoonboek 5-3 Toets nummerherhaling gebruiken 5-4Verzenden via hettelefoonnet (PSTN) 5-5 Direct verzenden 5-5 Later verzenden 5-5 Verzenden met automatisch herhalen 5-6 Verzenden via internet 5-7 Een zwartwitdocument naar een e-mailadres sturen 5-7 Een kleurendocument naar een e-mailadres sturen 5-7 Een getypt bericht naar een e-mailadres sturen 5-8 Scan naar FTP. 5-9 Een bestand op de FTP-server plaatsen: 5-10 Rondsturen.

5-10 Wachtrij voor verzending 5-11 Onmiddellijk vanuit de wachtrij verzenden 5-11 De wachtrij inzien of aanpassen 5-12 Een te verzenden document wissen dat in de wacht staat 5-12 Een document afdrukken dat wacht op verzending of klaargezet is 5-12 Wachtrij afdrukken 5-12 Het verzenden afbreken 5-12 Ontvangen 5-13Ontvangen via hettelefoonnet (PSTN) 5-13 Ontvangen via internet 5-13 Kopiëren 5-14 Lokale kopieën 5-14 Standaardkopieën 5-14 Tweezijdige kopieën (afhankelijk van model) 5-14 Geavanceerde kopieën 5-15 Speciale kopieerinstellingen 5-16 Scannerinstellingen 5-16 Overige functies 5-18 Logbestanden 5-18 Het functieoverzicht afdrukken 5-18 De apparaatinstellingen afdrukken 5-19 Fonts afdrukken 5-19 Tellers 5-19 Klaarzetten en ophalen 5-20 Blokkering 5-21 De blokkeercode invoeren 5-21

1-4InhoudHet toetsenbord blokkeren 5-21 De faxnummers blokkeren 5-22 De internetinstellingen blokkeren 5-22 SMS blokkeren 5-22 Scannen naar PC (afhankelijk van het model) 5-23 Mailbox (FAX MBX ) 5-23 Mailboxen beheren 5-24 Mailbox aanmaken 5-24 De eigenschappen van een MBX aanpassen 5-24 De inhoud van een MBX afdrukken 5-24 Mailbox wissen 5-25 De MBX-lijst afdrukken 5-25 Een MBX opslaan in uw fax 5-25 Een MBX opslaan in een externe fax 5-25 Uit MBX opvragen vanuit externe fax 5-26 6 ONDERHOUD 6-1 Onderhoud 6-1 Basisinformatie 6-1 Het verbruiksmateriaal vervangen (toner en drum) 6-2 Onderdelen vervangen 6-2 Reiniging 6-15 Leeseenheid van de scanner reinigen 6-15 Printer reinigen 6-15 Onderhoud 6-17 Scanner kalibreren 6-17 Storingen 6-17 Problemen tijdens de transmissie 6-17 Bij het verzenden vanuit de documentinvoer 6-17 Bij het verzenden vanuit het geheugen 6-18 Foutcodes bij mislukte transmissies 6-18 Printerfouten 6-21 Foutmeldingen 6-21 Papieropstopping in de printer 6-22 Papieropstopping bij de documentuitvoer 6-24 Storingen in de scanner 6-25 Papieropstopping in de documentinvoer 6-25 Andere mogelijke storingen 6-26 Het apparaat verpakken en vervoeren 6-27 Technische gegevens 6-29 Technische gegevens van het apparaat 6-29 7 VEILIGHEID 7-1Dit apparaat is ontworpen conform de Europese normen I-CTR37 en CTR21 en is bedoeld voor aansluiting op eenopenbaar telefoonnetwerk (Public Switched Telephone Network - PSTN).

1-11 INSTALLATIEH ET APPARAAT INSTALLEREN INSTALLATIEVEREISTENAls u het faxapparaat op de juiste locatie installeert, bent u verzekerd van de lange levensduur waarvoor het is ontworpen. Controleer grondig of de door u geselecteerde locatie aan de volgende kenmerken voldoet. • Kies een goed geventileerde locatie.• Zorg ervoor dat de ventilatieopeningen aan de linkerkant van het apparaat niet wordengeblokkeerd. Zorg bij het installeren van het apparaat voor voldoende afstand tussen de muuren de achterkant. • De afstand aan de linkerkant van het apparaat moet tenminste 25 centimeter bedragen, zodat uhet deksel gemakkelijker kunt openen en het ventilatierooster van het apparaat niet wordtgeblokkeerd.

1-2Installatie • Zorg ervoor dat er geen ammonia of andere organische gassen in de ruimte kunnen ontstaan. • Het geaarde stopcontact (zie de veiligheidsinstructies in het hoofdstuk Veiligheid ) waarop u hetapparaat wilt aansluiten moet zich vlakbij het apparaat bevinden en vrij toegankelijk zijn. • Zorg ervoor dat het apparaat niet wordt blootgesteld aan direct zonlicht. • Kies bij voorkeur geen opstellingslocatie in de directe luchtstroom van airconditioners,verwarmingsapparaten of ventilatoren en stel het apparaat niet op in ruimtes waar sterketemperatuur- en luchtvochtigheidsverschillen heersen. • Kies een stevig, vlak oppervlak waar het apparaat niet wordt blootgesteld aan sterke trillingen. • Plaats het apparaat op veilige afstand van voorwerpen die de ontluchtingsopeningen(waarlangs warmte wordt afgevoerd) kunnen blokkeren.

• Plaats het apparaat niet in de buurt van gordijnen of andere brandbare voorwerpen. • Kies een locatie waar er geen gevaar bestaat dat er water of een andere vloeistof op het apparaatspat. • Controleer of de omgeving schoon, droog en stofvrij is. Voorzorgsmaatregelen voor gebruikHoud de volgende belangrijke voorzorgsmaatregelen in het oog bij het gebruik van het apparaat. GebruiksomgevingDe optimale gebruiksomgeving voor dit apparaat is als volgt: • Temperatuur:10 °C tot 35 °C met een maximale schommeling van 10 °C per uur. • Luchtvochtigheid:20% tot 80% (geen condensatie) met een maximale schommeling van 20% per uur. HoofdapparaatHoud de volgende belangrijke voorzorgsmaatregelen in het oog bij het gebruik van het apparaat. • Schakel het apparaat nooit uit en open nooit kappen van het apparaat tijdens het printen.

• Houd brandbare gassen, vloeistoffen en objecten die magnetische krachten genereren verwijderdvan het apparaat. • Trek het netsnoer uit door aan de stekker te trekken; trek nooit aan de kabel zelf. Als de kabelbeschadigd is, kan dit tot brand of een elektrische schok leiden.

• Raak het netsnoer nooit met natte handen aan. Dit kan tot een elektrische schok leiden. • Trek het netsnoer altijd uit alvorens het apparaat te verplaatsen. Als u dit niet doet, kan de kabelbeschadigd raken, hetgeen weer kan leiden tot brand of een elektrische schok. • Trek het netsnoer altijd uit als u denkt het apparaat lange tijd niet te gebruiken. • Probeer nooit een paneel of vaste kap te verwijderen. Het apparaat bevat spanningvoerendecomponenten; als deze worden blootgelegd kan dit tot een elektrische schok leiden. • Probeer nooit eigenhandig veranderingen aan het apparaat door te voeren. Dit kan tot brand of eenelektrische schok leiden. • Plaats nooit zware voorwerpen op het netsnoer; trek er nooit aan en buig hem niet. Dit kan totbrand of een elektrische schok leiden.

• Controleer altijd of het apparaat niet op het netsnoer of op een van de communicatiekabels vanandere elektrische apparaten staat. Controleer ook of de kabels niet in het mechanisme van hetapparaat komen. Dit zou tot storingen of brand kunnen leiden.

Installatie1-3• Controleer altijd of er geen paperclips, nietjes of andere metalen voorwerpen via deventilatieopeningen of andere openingen in het apparaat kunnen belanden. Dit kan tot brandof een elektrische schok leiden. • Voorkom dat er water of andere vloeistoffen op of in de buurt van het apparaat wordengemorst. Er kan brand of een elektrische schok ontstaan als er water of een andere vloeistofin contact komt met het apparaat. • Zou er per ongeluk toch vloeistof of een metalen voorwerp in het apparaat belanden,schakel het dan onmiddellijk uit, trek de steker uit het stopcontact en neem contact op metuw dealer. Als u niet direct reageert, ontstaat het gevaar van brand of een elektrische schok.

• Als het apparaat ongebruikelijk veel warmte afgeeft of rook, een ongebruikelijke geur ofherrie produceert, schakel het dan onmiddellijk uit, trek de steker uit het stopcontact enneem contact op met uw dealer. Als u niet direct reageert, ontstaat het gevaar van brand ofeen elektrische schok. • Printpapier: gebruik geen papier dat al eerder door uw faxapparaat of een andereprinter bedrukt is: de inkt of toner op het papier zou schade kunnen opleveren aan hetprintsysteem van uw fax.Let op - Plaats het faxapparaat op een goedgeventileerde locatie. Er wordt een minimalehoeveelheid ozon gegenereerd tijdens het normale bedrijf van dit apparaat. Dit kan tot eenonprettige geur leiden als het apparaat wordt gebruikt om langdurig en veel te printen in een slechtgeventileerde ruimte. Voor een comfortabel, gezond en veilig gebruik, dient u het apparaat op eengoedgeventileerde locatie te installeren.

1-8InstallatieD E VERWIJDERBARE ONDERDELEN INSTALLEREN In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u de verwijderbare onderdelen van het apparaat kunt installeren.D E INVOERKLEP VOOR DOCUMENTEN INSTALLEREN  Zet de invoerklep vast door de twee pallen (B A) in de daarvoor bestemde uitsparingen ( ) tebevestigen.AB

Installatie1-11P APIER LADEN  Neem het deksel van de papierlade.  Druk op de formaatgeleider voor het papier in de lade aan de rechterkant om beidegeleiders naar links of rechts te bewegen.  Leg een stapel papier in de lade (niet meer dan 250 vellen). Leg voorbedrukt briefpapiermet de bedrukte zijde omhoog.  Zet de stapel papier vast door de geleiders links en rechts tegen de stapel te drukken.

Installatie1-13D E UITVOERKLEP VOOR ORIGINELE DOCUMENTEN INSTELLEN  Stel de aanslag op de uitvoerklep in, afhankelijk van het formaat van het te scannen papier,A4 of LGAL (LEGAL).H ANDMATIG PAPIER LADENBij het afdrukken op speciaal papier, zoals 60 to 160 g/m2 gekleurd papier of transparante folie (geschikt voor laserprinters), moet u het papier handmatig laden, met max. 10 vellen. Schuif het papier of de folie tot aan de aanslag tussen de twee geleiders 1 en 2 op het deksel van de papierlade.

Installatie1-15D E EXTRA PAPIERLADE )INSTALLEREN (OPTIE 1. Verwijder de extra papiercassette metde lade uit de verpakking en verwijderde beschermingstape die wordtgebruikt om de componenten op hunplek te houden. 2. Plaats het apparaat op de cassette metde extra papierlade. Lijn dekoppelingspennen van de cassette metde extra papierlade uit ten opzichtevan de corresponderende uitsparingenin de onderkant van het apparaat. 3. Neem het deksel van de papierlade. 4. Druk op de aandrukplaat in depapierlade totdat hij vast klikt. 5. Leg een stapel van maximaal 500 vellen papier in de papierlade.Zorg er daarbij voor dat het papieraltijd met de bovenzijde, zoals in deverpakking, omhoog ligt. 6. Plaats het deksel weer op de lade enplaats de lade in de cassette.

1-16Installatie Opmerking : Neem de papierlade altijd met beide handen vast als u hem uit de cassette verwijdert of erin terugplaatst. DE DUPLEX-EENHEID INSTALLEREN ( )AFHANKELIJK VAN MODEL OF OPTIENa installatie en aansluiting van de duplex-eenheid kunt u ontvangen faxen en lokale fotokopieën dubbelzijdig afdrukken.  Schakel het apparaat uit en trek de steker uit het stopcontact.  Neem de duplex-eenheid uit de doos en verwijder de beschermfolie.  Verwijder de afdekking over de connector (C) om de connector bereikbaar te maken.  Druk de connector van de lintkabel (E D) van de duplex-eenheid in de aansluiting ( ) linksonderop het apparaat.BCA

1-18Installatie  Houd de duplex-eenheid in positie en druk stevig tegen een blauwe klem (A) en draai hem eenkwartslag rechtsom. Doe hetzelfde met de tweede blauwe klem. Hiermee vergrendelt u deduplex-eenheid aan de achterkant van het apparaat.  Sluit de klep nadat u de module hebt vergrendeld. De module is nu klaar voor gebruik.  Steek de stekker weer in het stopcontact en schakel het apparaat in met de aan/uit-schakelaar aande linkerkant.A

1-20InstallatieTELEFOON- EN LAN-AANSLUITING  Steek de telefoonconnector (F) in de aansluiting (D) en steek het andere uiteinde in dewandcontactdoos voor de telefoonaansluiting.  LAN-aansluiting (afhankelijk van model). Steek het uiteinde van de LAN-kabel (geleverd dooruw netwerkbeheerder) in de aansluiting (C) op het apparaat en steek het andere uiteinde in delokale netwerkpoort voor uw faxapparaat.NETSNOER AANSLUITEN EN APPARAAT INSCHAKELENLet op - Zie de veiligheidsprocedures in het hoofdstuk Veiligheid.  Steek het ene uiteinde van het netsnoer (G) in de aansluiting (E) op het apparaat en steek hetandere uiteinde in de wandcontactdoos.  Zet de Aan/Uit-schakelaar in de stand "I" (Aan).Na een paar seconden is het apparaat opgewarmd en verschijnen de datum en de tijd. U kunt de taal en tijd van het apparaat instellen: zie sectie Uw machine instellen, pagina 3-1.

Verkorte handleiding2-3Het display.Het display toont twee regels met elk max. 16 tekens. De cursor geeft aan welke regel geselecteerd is.Voor menu's met meer dan twee keuzemogelijkheden (regels), gebruikt u de pijltjestoetsen  of  van het navigatiesysteem om de volgende (verborgen) regels van het menu (3,4 etc.) te openen.T OEGANG TOT FUNCTIESU kunt de functie op twee manieren bedienen. • via de menu's. • directe bediening.Bediening via de menu'sOm de nummers van de functies snel bij de hand te hebben, kunt u de verkorte handleiding afdrukken door te drukken op de toets . U kunt ook door de menu's lopen zoals hieronder wordt beschreven. Druk op de toets om het menu met functies op te roepen..Invoer bevestigen. OKEen teken wissen door de cursor naar links te verplaatsen. CInvoer bevestigen en terugkeren naar startscherm.

2-4Verkorte handleiding Met de pijltjestoetsen of  kunt u de cursor voor de gewenste functie plaatsen. Bevestig uw keus met de toets OK. Als u in het geselecteerde menu bent, kunt u met de pijltjestoetsen  of  de cursor voorde gewenste subfunctie plaatsen. Bevestig uw keus met de toets OK.Let op - Bij het afdrukken van de handleiding is de optie 'dubbelzijdig afdrukken' niet beschikbaar.Deze kan alleen enkelzijdig worden afgedrukt. Directe bediening via nummerU kunt de lijst met functies afdrukken (M 51 OK) om de nummers van de functies bij de hand te hebben.Vanuit de modus stand-by: Druk op de toets M , voer het nummer in van de gewenste functie en bevestig uw keuze met OK. 4 SMS-DIENST 5 AFDRUKKEN 51 FUNCTIELIJST 52 LOGBESTANDEN

Verkorte handleiding2-5FUNCTIEOVERZICHTHOOFDMENU 1: TELEFOONBOEK Functies Functiebeschrijving Pagina 11 OK - N IEUWECONTACTPERSOONEen nieuwe contactpersoon in het telefoonboek invoeren p. 4-212 OK - N IEUWE LIJST Een rondstuurlijst invoeren p. 4-413 OK - AANPASSEN Een contactpersoon of een lijst aanpassen p. 4-614 OK - ANNULEREN Een lijst of de gegevens van een contactpersoon wissen p. 4-615 OK - AFDRUKKEN Het telefoonboek afdrukken p. 4-616 OK - OPSLAAN/LADEN Het telefoonboek op een chipkaart laden 161 OK O PSLAAN Het telefoonboek op een chipkaart opslaan 162 OK L ADEN Het telefoonboek vanaf een chipkaart laden17 OK - IMPORTEREN Het importeren van telefoonboeken via e-mail mogelijk makenAA. Niet mogelijk indien Menu 91 PROVIDER staat ingesteld op ZONDER TOEGANGp. 4-8 18 OK - EXPORTEREN Het exporteren van telefoonboeken via e-mail mogelijk makenAp.

3-2 251 OK T ELEFOONNET Instellingen telefoonnet aanpassen 2511 OK T YPE NETWERK Type netwerk selecteren 252 OK V OORVOEGSEL Voorvoegsel voor kiezen van nummers activeren p. 3-3 2521 OK N UMMERFORMAAT Minimumformaat van het nummer dat moet worden verzonden met een voorvoegsel p. 3-3 2522 OK INSTELLING VOORVOEGSEL Voorvoegsel instellen p.

2-6Verkorte handleiding 2534 OK G ATEWAY Adres Gateway 1 p. 3-12 2535 OK IEEE- ADRES IEEE-adres fax p. 3-12 2536 OK N ETBIOS 1 Naam Netbios 1 p. 3-12 2537 OK N ETBIOS 2 Naam Netbios 2 p. 3-12 29 OK - TECHNISCHE PARAMETERS Technische parameters p. 3-8 20 OK - LANDINSTELLINGEN Landinstellingen p. 3-2 201 OK L AND Land en taal kiezen p. 3-2 202 OK N ETWERK Land kiezen p. 3-3 203 OK T AAL Taal kiezen p. 3-3HOOFDMENU 2: INSTELLINGEN Functies Functiebeschrijving PaginaHOOFDMENU 3: FAX Functies Functiebeschrijving Pagina 31 OK - VERZENDEN Verzenden naar een of meer adressen p. 5-532 OK - ECO TRANS. Een document verzenden tijdens de dalurentijd p. 3-433 OK - O NTVANGEN VIAOPHALEN Verzoek om ophalen van documenten p. 5-2034 OK - VERZENDEN VIA OPHALEN Document klaarzetten om te worden opgehaald p. 5-2035 OK - VERZENDEN NAAR MAILBOX Verzenden naar een mailbox p.

5-2536 OK - O PHALEN UITMAILBOX Document ophalen uit een mailbox. p. 5-2637 OK - RONDSTUREN Rondsturen p. 3-638 OK - O NTVANGEN INFAXGEHEUGEN Bediening van het faxgeheugen p. 3-5 39 OK - D OORSTURENONTVANGEN BERICHT Ontvangen berichten doorsturen p. 5-6 391 OK A CTIVEREN Doorsturen ontvangen bericht activeren p. 5-6 392 OK B ESTEMMING Bestemming kiezen p. 5-7 393 OK K OPIE Doorgestuurde documenten lokaal afdrukken p. 5-7HOOFDMENU 4: SMS-DIENST Functies Functiebeschrijving Pagina 41 OK - SMS VERSTUREN SMS versturen p. 3-2142 OK - SMS LEZEN Ontvangen SMS lezen p. 3-2243 OK - SMS WISSEN Ontvangen SMS wissen p. 3-22 431 OK S ELECTIE Te wissen SMS selecteren p. 3-22 432 OK G ELEZEN SMS Alle gelezen SMS-berichten wissen p. 3-22 433 OK A LLE Alle SMS-berichten in het geheugen wissen p. 3-2244 OK - SMS AFDRUKKEN Ontvangen SMS afdrukken p.

5-19 55 OK - C 'OMMANDO S Lijst met commando's afdrukken (zie 65 OK) 56 OK - MAILBOXLIJST Lijst met mailboxen afdrukken (zie 75 OK) 57 OK - PCL-FONTS Interne PCL-fonts afdrukken p. 5-1958 OK - SG SCRIPT-FONTS Interne SG Script-fonts afdrukken p. 5-19HOOFDMENU 6: C 'OMMANDO S Functies Functiebeschrijving Pagina 61 OK - UITVOEREN Een commando uitvoeren p. 5-11 62 OK - AANPASSEN Commando aanpassen. p. 5-12 63 OK - ANNULEREN Een commando wissen p. 5-12 64 OK - AFDRUKKEN Een document in de wachtrij afdrukken p. 5-12 65 OK - L IJST AFDRUKKEN Lijst van commando's afdrukken p. 5-12HOOFDMENU 7: MAILBOXEN Functies Functiebeschrijving Pagina 71 OK - M AILBOX AANMAKEN Een mailbox aanmaken p. 5-24 72 OK - I N MAILBOXPLAATSEN Een document in een mailbox opslaan p. 5-25 73 OK - M AILBOXAFDRUKKEN De inhoud van een mailbox afdrukken p. 5-2474 OK - M AILBOX WISSEN Een lege mailbox wissen p.

3-13 UW MACHINE INSTELLENBASISINSTELLINGENNadat u het apparaat hebt ingeschakeld verschijnt op het scherm: U moet de datum en tijd, het telefoonnetwerk en de taal instellen en de onderstaande instellingen controleren. Fine F F F F Fiiiiinnnnneeeee SfineSfSfSfSfSfiiiiinnnnneeeeePhotoPhPhPhPhPhoooootttttoooooFRI 31 DEC 23:59PLEASE WAIT

3-2Uw machine instellenV OORAFGAAND AAN HET VERZENDENDatum/TijdU kunt de datum en tijd op het faxapparaat op elk moment wijzigen.U kunt de datum en tijd als volgt instellen: 21 OK - INSTELLINGEN / DATUM/TIJD  Voer de getallen voor de gewenste tijd en datum een voor een in, (bijv. 8 november 2004 om , druk op 9.33 u 0 8 1 1 0 4 0 9 3 3) en druk op OK om de invoerte bevestigen.Uw faxnummer/naam invoerenUw fax drukt uw faxnummer op elk verzonden document af als u dit nummer opslaat en de machine wordt ingesteld op KOPREGEL VERZENDEN (zie sectie Technische parameters, pagina 3-8).Uw kunt uw faxnummer en naam als volgt invoeren: 22 OK - INSTELLINGEN /NUMMER / NAAM  Voer uw faxnummer in (max. 20 cijfers) en druk op OK om de invoer te bevestigen.  Voer uw naam in (max.

20 tekens) en druk op OK om de invoer te bevestigen.Type netwerkU kunt uw fax aansluiten op een openbaar (PSTN) of eigen netwerk (zoals een PABX). U moet zelf het gewenste netwerk selecteren.U kunt het netwerk als volgt selecteren: 251 OK - INSTELLINGEN / NETWERK / TELEFOONNET  Selecteer de optie PABX of PSTN en bevestig uw keuze met OK.LandinstellingenMet behulp van deze instellingen kunt u het apparaat instellen op diverse vooraf ingestelde landen en talen.LandDoor een land te selecteren initialiseert u: • de instellingen voor het openbare telefoonnet, • de standaardtaal.U kunt als volgt een land selecteren: 201 OK - INSTELLINGEN / LANDINSTELLINGEN / LAND  Selecteer de gewenste optie en druk op de toets OK om uw keus te bevestigen.

Uw machine instellen3-3NetwerkMet deze instelling stelt u het type openbaar telefoonnetwerk afzonderlijk in zodat uw apparaat kan communiceren via het openbare netwerk van het door u geselecteerde land conform de desbetreffende normen. Opmerking : deze instellingen wijken af van de instelling voor het NETWERKTYPE (p. 2-5), waarmee u kunt kiezentussen een openbaar en een eigen netwerk. U kunt als volgt een netwerk selecteren: 202 OK - INSTELLINGEN / LANDINSTELLINGEN / NETWERK Selecteer de gewenste optie en druk op de toets OK om uw keus te bevestigen. TaalMet deze instelling kunt u een andere taal kiezen dan de standaardtaal die behoort bij het door u geselecteerde LAND. U kunt als volgt een taal selecteren:203 OK - INSTELLINGEN / LANDINSTELLINGEN / TAAL Selecteer de gewenste optie en druk op de toets OK om uw keus te bevestigen.

Lokaal voorvoegselGebruik deze functie als uw fax geïnstalleerd is op een eigen netwerk, achter een bedrijfs-PABX. Hiermee kunt een extra automatisch lokaal voorvoegsel (nader te definiëren) kiezen, waarmee u automatisch 'naar buiten' kunt bellen. Dit is alleen mogelijk onder bepaalde voorwaarden: • de interne nummers binnen het bedrijf, waarbij geen voorvoegsel nodig is, moeten kortenummers zijn die uit minder dan het minimaal vereiste formaat bestaan (nader tedefiniëren, Nederland heeft bijv. 10 cijfers), • de externe nummers waarvoor wel een voorvoegsel nodig is, moeten lange nummers zijngelijk aan of langer dan het minimaal vereiste formaat (nader te definiëren, Nederlandheeft bijv.

10 cijfers),U kunt uw lokale voorvoegsel met twee stappen in uw fax programmeren:• het minimaal vereiste formaat van de externe nummers definiëren,• hetlokale voorvoegsel voor uitgaande oproepen via het bedrijfstelefoonnetwerk definiëren. Dit voorvoegsel wordt automatisch toegevoegd zodra er een extern nummer wordt gekozen.

Let op - Als u een lokaal voorvoegsel definieert, hoeft u dat niet toe te voegen aan de nummersdie zijn opgeslagen in het interne telefoonboek: het wordt automatisch gekozen als u een nummerselecteert. Het minimaal vereiste formaat en het lokale voorvoegsel definiëren 252 OK - INSTELLINGEN /NETWERK / VOORVOEGSEL  U kunt de standaardwaarde voor het minimaal vereiste formaat van externe nummersselecteren en dit bevestigen met OK. Het minimaal vereiste formaat loopt uiteen van 1 tot30.  Voer het lokale voorvoegsel voor uitgaande oproepen via het bedrijfstelefoonnetwerk in(maximaal 5 tekens) en bevestig dit met OK.

3-4Uw machine instellenVerzendrapportU kunt een verzendrapport afdrukken voor alle communicatie die plaatsvindt via het telefoonnetwerk (STN). U kunt meer dan een criterium selecteren voor het afdrukken van rapporten:•MET: er wordt een rapport afgedrukt als het verzenden geslaagd is of definitief is afgebroken (ukunt per verzoek slechts één rapport afdrukken),•ZONDER: er wordt geen verzendrapport afgedrukt, maar uw fax houdt wel alle verzondenberichten bij in het logbestand (zie sectie Logbestanden, pagina 5-18),•ATIJD: er wordt altijd een rapport afgedrukt als u iets verzendt,•BIJ FOUTEN: er wordt alleen een rapport afgedrukt als het verzenden niet lukt of geannuleerdwordt. Bij elk verzendrapport uit het geheugen wordt er automatisch een verkleinde versie van de eerste pagina weergegeven.

U kunt als volgt het rapporttype selecteren:231 OK - INSTELLINGEN / VERZENDEN VERZENDRAPPORT/ Selecteer de gewenste optie MET, ZONDER, ALTIJD of BIJ FOUTEN en bevestig uw keuzemet OK. DocumenteninvoerU kunt zelf kiezen hoe u documenten wilt invoeren:• vanuit geheugen; verzending vindt alleen plaats nadat het document in het geheugen isopgeslagen en het nummer gekozen is. Zo hebt u uw originelen weer snel ter beschikking en is demachine weer snel beschikbaar. • vanuit de invoer van de scanner met velleninvoer (zie sectie Documenten plaatsen, pagina5-1); verzending vindt plaats na het kiezen van het nummer. Hiermee kunt u grotere documentenverzenden. U kunt als volgt kiezen hoe u documenten wilt invoeren:232 OK - INSTELLINGEN / VERZENDEN / VERZENDEN UIT GEHEUGEN  Selecteer de optie GEHEUGEN of INVOER en bevestig uw keuze met OK.

Opmerking : In de modus Invoer, verschijnt de verkleinde weergave niet op het verzendrapport. DalurenMet deze functie kunt u het verzenden van een faxbericht uitstellen tot de "daluren" en daarmee de kosten verlagen. De periode voor de daluren, d. w. z.

de periode waarin communicatie via het telefoonnetwerk goedkoper is, is standaard ingesteld op 7. 00 tot 7. 30 uur. U kunt deze tijd echter aanpassen. De daluren aanpassen:233 OK - INSTELLINGEN / VERZENDEN DALUREN/  Voer de tijd voor de nieuwe daluren in en bevestig uw instelling met de toets OK. De dalurentijd gebruiken:32 OK - FAX / ECO TRANS. Voer het faxnummer in en bevestig met OK.

Uw machine instellen3-5V OORAFGAAND AAN ONTVANGSTVertrouwelijke ontvangst (faxgeheugen)U kunt vertrouwelijke documenten in het geheugen opslaan, in plaats van ze tijdens het ontvangen al af te drukken.Aan het meldingslampje "Message Fax" kunt u de status van uw faxgeheugen aflezen: • Lampje brandt: het geheugen is leeg en ingeschakeld.• Lampje knippert: uw fax heeft documenten opgeslagen in het geheugen of ontvangtmomenteel een faxbericht. • Lampje uit: geheugen vol; de fax kan geen documenten meer ontvangen.U kunt vertrouwelijke documenten geheim houden met de 4-cijferige toegangscode.

Als u deze code eenmaal hebt opgeslagen, hebt u hem nodig voor: • het afdrukken van faxberichten uit het geheugen, • het in- of uitschakelen van de functie voor vertrouwelijke ontvangst.Een toegangscode opslaan 383 OK - FAX / ONTVANGEN IN FAXGEHEUGEN / ANTWOORDCODE  Voer de code (4 cijfers) in en bevestig hem met OK.Vertrouwelijke ontvangst in- of uitschakelen 382 OK - FAX / ONTVANGEN IN FAXGEHEUGEN / INSCHAKELEN  Als u een toegangscode voor vertrouwelijke ontvangst hebt opgeslagen, voer hem dan in en bevestig hem met OK.

 Selecteer de gewenste optie MET of .ZONDER geheugen en bevestig uw keuze met OKFaxberichten uit het geheugen afdrukken 381 OK - FAX / ONTVANGEN IN FAXGEHEUGEN / AFDRUKKEN  Als u een toegangscode voor uw faxgeheugen hebt opgeslagen, voer hem dan in enbevestig hem met OK.Ontvangen faxberichten die in het geheugen zijn opgeslagen worden nu afgedruktOntvangen zonder papierUw fax biedt u de mogelijkheid het ontvangen van documenten te weigeren of te aanvaarden als uw printer niet beschikbaar is (geen papier...).Als uw printer niet beschikbaar is voor het afdrukken van inkomende faxberichten, kunt u kiezen tussen twee ontvangstmodi: • ontvangstmodus ZONDER PAPIER, uw fax slaat de inkomende berichten op in hetgeheugen, • ontvangstmodus MET PAPIER, uw fax weigert alle inkomende oproepen.

3-6Uw machine instellenU kunt de ontvangstmodus als volgt selecteren:241 OK - INSTELLINGEN / ONTVANGEN / ONTV. PAPIER  Selecteer de gewenste optie MET PAPIER of ZONDER PAPIER en bevestig uw keuze met OK. Opmerking : Als het papier op is, wordt dat aangegeven met een piepgeluid en een melding op het scherm. Faxen die binnenkomen worden dan opgeslagen in het geheugen (lampje "Message Fax" knippert) en wordenafgedrukt zodra u papier bijvult. Aantal afdrukkenU kunt meer afdrukken maken van een binnenkomend document (1 t/m 99). U kunt het aantal afdrukken voor ontvangen documenten als volgt instellen:242 OK - INSTELLINGEN / ONTVANGEN / AANTAL AFDRUKKEN  Voer het gewenste aantal afdrukken in en bevestig met OK. Van elk document dat wordt ontvangen, maakt uw fax het gewenste aantal afdrukken.

RondsturenUw faxapparaat (bron) kan een document rondsturen: dat wil zeggen een document aan de hand van een verdeellijst (of 'rondstuurlijst') via een andere fax naar meer contactpersonen sturen. Beide faxen moeten dan voorzien zijn van de functie 'rondsturen'. Om een document te kunnen rondsturen, moeten beide faxen voorzien zijn van de functie 'rondsturen'. De externe fax stuurt dit document dan verder naar alle contactpersonen op de lijst. Zodra de rondstuurfunctie door uw fax geactiveerd is en het document op de externe fax wordt ontvangen, wordt het document eerst afgedrukt voordat het wordt verder gestuurd naar alle ontvangers op de lijst. Het rondsturen vanaf uw faxapparaat inschakelen:  Plaats het rond te sturen document (zie sectie Documenten plaatsen, pagina 5-1).  Selecteer  37 OK- FAX / RONDSTUREN.

 Voer het nummer in van de externe fax waarnaar u het document wilt verzenden om het naarmeer ontvangers te laten rondsturen of selecteer de Kiesmodus (zie sectie Telefoonnummerkiezen, pagina 5-3) en druk op OK.  Voer het nummer van de rondstuurlijst van de externe fax in en druk op OK.

 U kunt de tijd waarop u het document wilt verzenden naast de actuele tijd invoeren. Druk daarnaop. OK  Als u het invoertype voor het document wilt aanpassen, selecteert u een van de opties INVOERof. GEHEUGEN. Druk daarna op OK  U kunt eventueel vóór het verzenden het aantal pagina's van uw document opgeven. Activeer het rondsturen door de toets in te drukken. Het document in de invoer wordt direct of op een later tijdstip (afhankelijk van uw keuze) doorgestuurd naar de externe fax die het document weer naar meer ontvangers stuurt.

• PC indien beschikbaar, anders fax.Raadpleeg voor verdere informatie de instructiehandleiding bij het softwarepakket.T )WEEZIJDIG AFDRUKKEN (AFHANKELIJK VAN MODELDeze functie is alleen beschikbaar als u vooraf de duplexmodule en de extra papierlade aan de achterkant van het apparaat hebt geïnstalleerd.Nadat u de duplexmodule aan de achterkant van dit multifunctionele apparaat hebt geïnstalleerd, kunt u ontvangen faxberichten op twee manieren afdrukken:• ENKELZIJDIG • DUBBELZIJDIGAlle ontvangen faxberichten worden afgedrukt volgens de modus die u in het menu selecteert, ongeacht de instelling van de duplex-toets.  U kunt de modus voor het afdrukken van faxen als volgt selecteren:244 OK - INSTELLINGEN / / ONTVANGEN DUPLEX  Selecteer de gewenste optie ENKELZIJDIG of DUBBELZIJDIG en bevestig uw keuzemet de toets OK.

3-8Uw machine instellenT ECHNISCHE PARAMETERSBij aflevering is uw fax op de standaard fabrieksinstellingen ingesteld. U kunt deze instellingen aan uw eigen wensen aanpassen door de technische parameters opnieuw in te stellen. U kunt de technische parameters als volgt instellen: 29 OK - INSTELLINGEN / TECHNISCHE PARAMETERS  Selecteer de gewenste parameter en bevestig met OK.  Pas met toets  of  de parameterinstellingen aan de hand van onderstaande tabel aan en drukop OK. Parameter Instelling Betekenis1 - SCANRESOLUTIE1 - NORMAAL2 - FIJN3 – S-FIJN4 - FOTOStandaardwaarde voor de scanresolutie voor de te verzenden documenten. 2 – KOPTEKST VERZENDEN1 - MET2 - ZONDERAls deze parameter is ingeschakeld, verschijnt boven alle documenten die u naar uw contactpersonen stuurt uw koptekst met uw naam, nummer, de datum en het aantal pagina's.

Waarschuwing: Als u een fax verstuurt vanuit de documenteninvoer, verschijnt de koptekst niet boven het document dat de geadresseerde ontvangt. 3 - VERZENDSNELHEID1 - 336002 - 144003 - 120004 - 96005 - 72006 - 48007 - 2400Verzendsnelheid voor uitgaande documenten. Bij een hoogwaardige telefoonverbinding (zonder echo) verloopt de berichtenuitwisseling op maximale snelheid. Voor bepaalde verbindingen kan het echter nodig zijn de snelheid te verlagen. 4 - ECHOBEVEILIGING1 - MET2 - ZONDERAls deze parameter is ingeschakeld wordt de echo op de lijn bij interlokale gesprekken verminderd. 6 – EPT-MODUS 1 - MET2 - ZONDERBij sommige interlokale gesprekken (satelliet), kan de echo op de lijn de verbinding storen. 7 - COM. DISPLAY 1 – SNELHEID2- PAGINANUMMERU kunt kiezen of u de transmissiesnelheid of het huidige paginanummer wilt weergeven.

Uw machine instellen3-910 – KOPTEKST ONTVANGEN1 - MET2 - ZONDERAls deze parameter is ingeschakeld, verschijnt boven alle documenten die uw fax ontvangt de koptekst van de afzender met naam, nummer (indien beschikbaar), afdrukdatum van de fax en paginanummer. 11 - ONTVANGSTSNELHEID1 - 336002 - 144003 - 96004 - 48005 - 2400Transmissiesnelheid voor inkomende documenten. Bij een hoogwaardige telefoonverbinding (zonder echo) verloopt de berichtenuitwisseling op maximale snelheid. Voor bepaalde verbindingen kan het echter nodig zijn de snelheid te verlagen. 12 – AANTAL BELSIGNALEN2 TOT 9 Aantal malen dat het belsignaal moet klinken alvorens het faxapparaat automatisch wordt gestart. 20 - E. C. M. 1 - MET2 - ZONDERMet deze parameter kunnen fouten tijdens de verbinding als gevolg van een slechte lijn worden verholpen. Deze functie wordt gebruikt als de lijn te zwak is of er te veel ruis op zit.

De benodigde transmissietijd kan dan langer worden. 70 - INTERNET GELDIG06:01 TOT 21:59 Met deze parameter kunt u de periode instellen waarin de fax automatisch verbinding maakt met internet. Dit menu is alleen beschikbaar als het verbindingstype is ingesteld op PERIODIEK (941). 71 - INTERNET ACTIEF7 DAGEN / WEEKMA - VRIJMet deze parameter kunt u instellen op welke dagen de fax automatisch verbinding maakt met internet. Dit menu is alleen beschikbaar als het verbindingstype is ingesteld op PERIODIEK (941). 72 – MODEMSNELHEID1 - 560002 - 336003 - 144004 - 120005 - 96006 - 72007 - 48008 - 24009 - 12000 - 600Selectie van maximale transmissiesnelheid voor verbinding met internet. Bij een hoogwaardige telefoonverbinding (zonder echo) verloopt de berichtenuitwisseling op maximale snelheid.

3-10Uw machine instellenUw apparaat is nu geconfigureerd. 74 – MAILBOX WISSEN1 - MET Als het faxapparaat een e-mail met bijlage ontvangt en deze niet kan openen, wordt het bericht uit de mailbox van de internetprovider gewist en wordt er een melding afgedrukt en aan de afzender verzonden dat het document niet kon worden verwerkt.2 - ZONDER Als het faxapparaat een e-mail ontvangt, wordt de bijlage niet uit de mailbox gewist, maar drukt de fax een melding af dat het bericht onleesbaar is met het verzoek het bericht met een computer binnen te halen. Deze parameter is alleen nuttig als u gebruikmaakt van PC- apparatuur. Omdat de geheugencapaciteit beperkt is, moet u uw mailbox leegmaken.

Het is anders mogelijk dat er geen nieuwe berichten meer worden ontvangen.75 - TEKSTBIJLAGE.1 - MET2 - ZONDERBewerken JA / NEE en bijlage bij ontvangen internetdocumenten afdrukken.76 - BIJLAGEFORMAAT 1 - BEELDBESTAND2 - PDFStandaardformaat van document dat via internet wordt verzonden:PDF : zwart-wit of kleurBEELDBESTAND: zwart-wit (TIFF) of kleur (JPEG)77 – LAN SPEED AUTO100 FULL100 HALF10 FULL10 HALFOm de communicatiesnelheid van de randapparatuur ten opzichte van het toegepaste lokale netwerk (LAN) te definiëren.80 - TONER BESPAREN 1 - MET2 - ZONDERLichter afdrukken om toner te besparen90 – RAW-POORT 9100 RAW-netwerk 91 – PRINTERFOUT, TIME-OUT30 mn Time-out voordat het afdrukken wordt geannuleerd vanwege een afdrukfout in de afdrukmodus van de PC92 – PRINTER WACHTEN, TIME-OUT 15 seconden Time-out waarin de printer moet wachten op data van de PC voordat de afdruktaak wordt geannuleerd93 – FORMAAT AANPASSEN1 - NEE2 - Letter / A4Paginaformaat aanpassen94 - AFDRUKMODUSPCL / PC KITALLEEN PC KITAfdrukken in PCL-/PostscriptmodusAfdrukken in GDI-modus Parameter Instelling Betekenis

Uw machine instellen3-11 LAN-INSTELLINGEN (AFHANKELIJK VAN MODEL). Dit apparaat vertegenwoordigt een nieuwe generatie faxapparaten. U kunt deze fax aansluiten op uw lokale netwerk. Dankzij de ingebouwde lokale netwerkkaart kunt u documenten verzenden via een lokale SMTP/POP3-mailserver (intern of extern, afhankelijk van de instellingen van uw mailserver). Om te kunnen profiteren van alle beschikbare netwerkopties, moet u de instellingen uitvoeren die hieronder worden beschreven: • instellingen voor het lokale netwerk om uw faxapparaat aan het lokale netwerk aan tesluiten. • instellingen voor het berichtenverkeer, zodat al uw faxen en e-mails automatisch wordenbeheerd door uw mailserver. Let op - Hoewel het instellen van het netwerk in principe vrij eenvoudig is, vergt dit soms eengrondige kennis van uw eigen computerconfiguratie.

Als uw computer wordt beheerd dooriemand anders binnen uw bedrijf, adviseren wij u die persoon te raadplegen in verband met dehieronder beschreven instellingen. LAN-INSTELLINGENAutomatische configuratieWij adviseren u het apparaat handmatig te configureren. U kunt een automatische configuratie van de instellingen van het lokale netwerk (LAN) overwegen, als uw lokale netwerk voorzien is van een DHCP- of BOOTP-server die dynamisch adressen kan toewijzen aan de randapparatuur die op het LAN is aangesloten. U kunt de instellingen van het lokale netwerk als volgt automatisch configureren:2531 OK - INSTELLINGEN / NETWERK / LAN (LOKAAL NETWERK) /CONFIGURATIE Selecteer AUTOMATISCH en bevestig uw keuze met OK. Het apparaat zoekt het lokalenetwerk af naar een DHCP- of BOOTP-server die er dynamisch de desbetreffendeinstellingen aan kan toewijzen (de melding AUTO-CONF verschijnt dan).

 Als de melding AUTO-CONF weer verdwenen is, moet u het IP-adres, subnetwerkmaskeren het gateway-adres controleren. Als deze ontbreken moet u het apparaat handmatigconfigureren (zie hieronder).

3-12Uw machine instellenU kunt de instellingen van het lokale netwerk als volgt handmatig configureren: 2531 OK - INSTELLINGEN / NETWERK / LAN (LOKAAL NETWERK) /CONFIGURATIE Selecteer HANDMATIG en bevestig uw keuze met OK.IP-adres 2532 OK - INSTELLINGEN / NETWERK / LAN (LOKAAL NETWERK) /IP-ADRES  Voer het IP- adres van uw apparaat in en druk op OK.Subnetwerkmasker 2533 OK - INSTELLINGEN / NETWERK / LAN (LOKAAL NETWERK) /SUBNETMASKER  Voer het subnetwerkmasker van uw apparaat in en druk op OK.Gateway-adres 2534 OK - INSTELLINGEN / NETWERK / LAN (LOKAAL NETWERK) /GATEWAY  Voer het IP- adres van de netwerkgateway in en druk op OK.IEEE-adres (of Ethernet-adres) of MAC-adres 2535 OK - INSTELLINGEN / NETWERK / LAN (LOKAAL NETWERK) /IEEE-ADRESDe Ethernetkaart van uw apparaat is al voorzien van een niet te wijzigen, maar wel op te vragen, IEEE- adres.Netbios-namenDeze namen, die u in combinatie met de netwerkopties kunt gebruiken, worden gebruikt om uw apparaat te identificeren vanaf een PC aangesloten op een lokaal netwerk (bijv.

De tekst gaat verder in het volledige PDF-bestand